Hoe groot is mijn stand?

Hoeveel standoppervlakte heb ik voor mijn beurs nodig? Het is een vraag waar meer dan één exposant zich de tanden op stuk bijt, terwijl het antwoord eigenlijk niet veel meer dan een doorgedreven rekensommetje is. De vraag is alleen: hoe rekenen we?

Doelstellingen eerst

Bij een “doelstellingen eerst”-benadering ga je uit van het aantal nuttige contacten die het bedrijf aan de beurs moet overhouden. Een goeie standmedewerker kan per uur 3 goede contacten leggen. Willen we aan een driedaagse vakbeurs 200 contacten overhouden, dan hebben we 3 standmedewerkers nodig: 3 medewerkers x 3 beursdagen van 8 uren x 3 contacten per uur = 216 contacten in totaal. Elk individu heeft een actieradius van 2 vierkante meter nodig: 3 standmedewerkers en 3 bezoekers hebben samen 12 vierkante meter nodig ; de spreekzone neemt ongeveer een derde van de totale standoppervlakte in beslag. De stand moet bijgevolg 36 m² zijn om comfortabel te kunnen werken (en de doelstellingen te halen).

Budget eerst

Een beursdeelname kan minimalistisch of maximalistisch gebudgetteerd worden en voor beide benaderingen valt iets te zeggen. In elk geval mag het bedrag voor huur van de naakte standoppervlakte, inclusief dossierkosten en nutsvoorzieningen, nooit meer dan een vijfde van het totale deelnamebudget bedragen. Alleen dan blijft er voldoende budget over om de stand behoorlijk aan te kleden en een actieve bezoekerswerving op poten te zetten. Als het totale deelnamebudget 22.000 euro bedraagt en ik reserveer 36 m² voor 150 €/m², dan ga ik eigenlijk al over mijn budget; om goed te zijn, moet ik 6 m² prijs geven.