6 strategische tips voor een succesvolle beursdeelname

Om de strategie rond jullie beursdeelname te bepalen kun je het beste aan het einde beginnen. Wat moet het eindresultaat zijn van deelname aan deze beurs? Dan pas ga je nadenken welke marketinginstrumenten je gaat inzetten om de gestelde doelen te halen.

 

 

Je wilt weten of de beursdeelname dat heeft opgeleverd wat je er vooraf van had verwacht. Je verzamelt de gegevens uit jullie klantensysteem en belegt een meeting met alle betrokkenen voor een evaluatie. Bron: Expovisie.nl

 

Om het rendement van het klantencontact tijdens de beurs te verzilveren, bedenk je eerst hoe je de follow-up gaat doen. Wordt het bellen, informatie nasturen, een bedankbriefje, afspraken inplannen? Denk ook aan de terugkoppeling naar de (vak)pers; die free publicity heb je makkelijk verdient. Wie gaat wat doen en hoeveel tijd na de beurs? Hoe ga je in jullie klantensysteem bijhouden dat het om beursgerelateerde contacten gaat?

 

Hoe komt degene die de follow-up doet aan de benodigde informatie? Bedenk dus hoe het standteam de benodigde contactgegevens verzamelt en hoe de standbemanning rapporteert wat er afgesproken is met de (potentiële) klant. Het mag duidelijk zijn dat een gestructureerde aanpak meerwerk en onduidelijkheden in de vervolgfase voorkomt. Zorg daarom voor een registratiesysteem, digitaal of met formuleren. Kijk eerst of je aan kunt haken bij de registratie van de beursorganisator. En zorg ervoor dat de verzamelde informatie niet zoek raakt (wat veelvuldig voorkomt). Maak dus iemand verantwoordelijk voor het (dagelijks) inzamelen van de informatie en zorg dat er snel kopieën komen.

 

Je wilt natuurlijk geen prospect door de mazen van jullie net laten glippen. Dus bedenk hoe je zorgt dat de standbemanning alle relevante bezoekers die langs jullie stand lopen te spreken krijgt. Een duidelijke boodschap van de stand en de ondersteunende communicatiemiddelen helpen daarbij. Waarmee denk je de aandacht van de juiste bezoekers te trekken? Zorg in ieder geval dat ze bij jullie stand stoppen om de boodschap in zich op te nemen.

 

Hoe je deze ‘stopping power’ bereikt hangt af van jullie product of dienst en jullie doelgroep. Entertainment is een goed hulpmiddel, zeker op drukbezochte beurs. En bedenk dat entertainment niet per definitie platte lol is. Huur mensen in die het vak verstaan van aandacht trekken en mensen inschatten. Daarna is het aan jouw eigen standbemanning om de gewenste bezoekers verder van dienst te zijn.

 

Zet diverse communicatie instrumenten in om te zorgen dat mensen komen. Maak het zo persoonlijk mogelijk, door mensen telefonisch uit te nodigen of een brief of mailing te sturen. Alleen een e-mailing is onvoldoende. De vraag is of de e-mail het spamfilter weet te ontwijken en de attentiewaarde is door het vele mailverkeer laag. Vergeet de free publicity niet. Je hebt immers iets speciaals bedacht voor deze beurs, wat betekent dat jouw persbericht voorrang heeft in de redactionele kolommen van vak- en regionale bladen.

Door een uitgekiend uitnodigingsbeleid leg je de basis voor veel bezoek aan jouw stand. Nodig relaties uit om naar de beurs en naar jullie stand te komen. Dat laatste stimuleer je door ze iets extra te beloven. Iets dat ze niet op jouw website vinden of allang van jullie weten. Het kan een relatiegeschenk zijn of nieuwe informatie. Een wedstrijd of een hapje en drankje. Als iemand naar de beurs komt en weinig tijd heeft, waarom zou hij of zij dan in ieder geval naar jullie stand willen komen?

 

Om samenhang te krijgen in dit hele traject te krijgen is het goed om een thema aan de beursdeelname te hangen. En dat moet geen sausje over de gebruikelijke standpresentatie zijn. Nee, het moet juist de basis zijn die helpt om het hele beurstraject te stroomlijnen. Het voorkomt dat je zijwegen bewandelt die leiden tot een diffuus beeld in jullie communicatie. Een beursdeelname is een piekmoment op het gebied van klantencontact. Zorg voor eenduidige communicatie met een duidelijk speerpunt. Vanuit dit thema ga je keuzes maken voor alle facetten van de beursdeelname.

 

Deelnemen aan een beurs doe je niet omdat je er de vorige editie nu eenmaal ook exposeerde en ook niet omdat jouw concurrenten er staan. Je gebruikt de beurs als marketinginstrument om een bepaald doel te bereiken. Bepaal voor elke beursdeelname wat het specifieke doel is. Wat moet het jouw bedrijf opleveren? Probeer dit zo concreet mogelijk vast te leggen. Dat lijkt moeilijker dan het is. Het is net als bestellen bij de slager: je wilt zoveel ons van dit en zoveel stuks van dat.