‘Beursdeelnemen’ is een teamsport

datum: februari 2016 | door: Norm-Systems Expo

Stel voor een beursdeelname altijd een projectteam samen. Ga niet als eenling te werk, waarbij je gedurende het proces steeds maar weer leentjebuur moet spelen bij alle afdelingen.

Betrek zoveel mogelijk afdelingen bij het projectteam. Vraag vertegenwoordigers uit alle relevante afdelingen (verkoop, marketing, R&D, productie, HR). Dat maakt de volgende uitdagingen een stuk makkelijker.

Coördinatie

Welke nieuwe modellen zullen wanneer klaar zijn? Wat is hun innovatiegehalte? Hoeveel marge zit er op de productie?  Wat zijn de logistieke uitdagingen op nieuwe markten? Op al die vragen krijg je prompt een antwoord wanneer in het team vertegenwoordigers uit de betrokken afdelingen zitten. Daardoor kun je sneller de correcte strategie ontwikkelen en loop je niet het risico dat alles te elfder ure bijgestuurd moet worden.

Klankbord

Het projectteam is een klankbord voor alle essentiële beslissingen en geeft meet dynamiek aan de creatieve processen. Omdat in het team alle belangen en visies vertegenwoordigd zijn, kom je sneller tot een evenwicht tussen verkooptargets en ideële doelstellingen, tussen korte termijn en lange termijn, tussen makkelijk en wat moeilijker te becijferen, tussen transactiegericht en belevingsgericht.

Ambassadeurs

Een beursdeelname moet ook intern ‘verkocht’ worden: iedereen moet weten dat de beursdeelname eraan komt, iedereen moet weten wat er op het spel staat en bij voorkeur is ook iedereen enthousiast over het project. In het team heb je alvast voor elke afdeling een ambassadeur die de medewerkers op regelmatige tijdstippen op de hoogte kan brengen van de vorderingen van het project.

Rekruteerders

Om een stand te bemannen heb je heel uiteenlopende profielen en competenties nodig, van rasverkopers en geboren entertainers tot mensen die de gave hebben om complexe materie op een heldere manier uit te leggen. Dankzij de teamleden vind je op elke afdeling de medewerkers die het best aan het profiel beantwoorden en het best in het standteam voegen.

Eenmaal het projectteam bij elkaar, is het zaak om iedere deelnemer verantwoordelijk voor bepaalde taken te maken. In jouw projectteam zijn de volgende taken te verdelen:

Projectleiding

Wie houdt het overzicht op de voortgang en is het centrale aanspreekpunt voor iedereen. Bij voorkeur iemand met gevoel voor planning, controle en teambuilding en met voldoende autoriteit om mensen aan te kunnen spreken op het uitvoeren van hun taken.

Secretariaat

Wie beheert alle afspraken, formulieren en overeenkomsten en wie signaleert de taken die nog moeten gebeuren? Het vraagt om iemand die weet hoe je een administratie op orde houdt en makkelijk de telefoon pakt. De steun en toeverlaat van de projectleider of de projectleider zelf.

Budgetbewaking

Wie stelt het benodigde budget vast en controleert dat het project ook binnen budget blijft. Logischerwijs iemand van de financiële administratie. Die kan doorgaans ook makkelijker de kosten van voorgaande beursdeelnames terughalen, als basis voor een realistische kostenbepaling.

Strategiebepaling

Wie zorgt ervoor dat er een duidelijk document komt met de doelstelling van de beursdeelname en de te behalen targets. Bij voorkeur iemand uit het management die commercieel verantwoordelijk is.

Standbouw

Wie zorgt dat alles rondom de stand is geregeld en onderhoudt daarover de contacten met de organisator, de leveranciers en/of de standbouwer. De complexiteit van deze taak hangt af van het standtype dat wordt gekozen. Zeker bij het vanuit een blanco pagina ontwikkelen van een maatwerk standconcept is er invloed vanuit alle disciplines. Dit vraagt om iemand die stevig in de schoenen staat en het beste uit het hele team haalt.

Communicatie

Wie is het aanspreekpunt voor de pers en zorgt dat jullie beursdeelname uitgebreid onder de aandacht komt. Het gaat hier dus om het vermarkten van de beursdeelname voor een optimaal rendement. Voer voor het communicatietalent binnen de organisatie

Standmanagement

Wie brieft, stimuleert en corrigeert de standbemanning op de beurs en is het centrale aanspreekpunt voor alle vragen. Zou dezelfde persoon kunnen zijn als die de projectleiding doet, maar hoeft niet per se. Het type persoon is wel dezelfde, waarbij in dit geval stressbestendigheid en autoriteit binnen het standteam extra aandachtpunten zijn.

Follow-up

Wie zorgt dat de follow-up ook daadwerkelijk plaatsvindt, zodat de vruchten van de beursdeelname ook daadwerkelijk geplukt worden? De ideale kandidaat zou wel eens iemand kunnen zijn die geen van de voorgaande taken in zijn of haar pakket heeft. Iemand die nog fris en scherp is na de beursdeelname.

Logischerwijs zal de omvang van de organisatie bepalen over hoeveel mensen deze taken te verdelen zijn. Betrek binnen een grote organisatie alle afdelingen en specialisten bij het project en leg de projectleiding in handen van iemand van het management. Plan tussentijdse collectieve meetings zodanig, dat niet alles op het laatste moment aankomt.

Bron: Expovisie EHBB